一、项目立项环节归档资料                                        

(一）货物和服务类项目立项需归档材料清单

1.立项依据文件:上级主管部门专项资金文件/校党委会会议纪要/校长办公会会议纪要（复印件、扫描PDF）

2.项目立项请示报告（复印件、扫描PDF）

3.河南财政金融学院资金执行审批表（复印件、扫描PDF）

4.采购意向公示表（原件、扫描PDF，word文档）

5.项目具体参数（原件、扫描PDF、word文档）

6.履约验收方案（原件、扫描PDF、word文档）

7.合同模板（原件、扫描PDF、word文档）

8.项目需求调研报告（原件、扫描PDF）

9.专家论证意见（仅单一来源采购项目和采购进口产品项目提供）（原件、扫描PDF）

100万元及以上项目立项单位还需向招标办报送：

10.政府采购项目需求确定书（原件、扫描PDF）

11.政府采购项目采购实施计划书（原件、扫描PDF）

12.一般性审查意见书/重点审查意见书（预算金额1000万元及以上项目提供）（原件、扫描PDF）

注：第2项原件需要立项部门负责人和立项部门分管领导签字并加盖部门公章；第4—12项原件上需要立项部门经办人员和立项部门负责人签字并加盖部门公章。

（二）工程招标项目立项需归档材料清单

1.立项依据文件:上级主管部门专项资金文件/校党委会会议纪要/校长办公会会议纪要（复印件、扫描PDF）

2.立项请示报告（复印件、扫描PDF）

3.河南财政金融学院资金执行审批表（复印件、扫描PDF）

4.采购意向公示表（原件、扫描PDF、word文档）

5.项目详细招标要求及具体参数（原件、扫描PDF、word文档）

6.工程量清单（原件、电子版）

7.招标控制价（原件、电子版）

8.图纸（原件、电子版）

9.履约验收方案（原件、扫描PDF、word文档）

10.合同模板（原件、扫描PDF、word文档）

11.项目需求调研报告（原件、扫描PDF）

100万元及以上项目立项单位还需向招标办报送：

12.政府采购项目需求确定书（原件、扫描PDF）

13.项目实施计划书（原件、扫描PDF）

14.一般性审查意见书/重点审查意见（预算金额1000万元及以上项目提供）（原件、扫描PDF）

注：第2项原件需要立项部门负责人和立项部门分管领导签字并加盖部门公章；第4—14项原件上需要立项部门经办人员和立项部门负责人签字并加盖部门公章。

二、招标采购过程留存资料

1.商议招标采购方式及选取代理机构的情况报告（原件）

2.招标采购项目代理服务合同（原件）

3.招标文件会签表及文件（原件）

4.招标文件最终版（原件）

5.业主评标代表委托书（原件，立项部门分管领导签字确认）

6.采购人代表承诺书（原件）

7.所有投标人的投标文件（正本纸质版、电子版）

8.招标采购资料汇编（正本）

9.中标、成交通知书（原件）

10.询问、质疑、投诉函及相关回复

11.招标采购过程中的开、评标视频资料及其他相关资料。

三、合同签订及验收过程留存资料

1.合同会签表（复印件）

2.合同（原件、扫描PDF）

3.验收报告（原件）

4.验收监督意见书（复印件）

（校内招标采购项目要求比照以上清单内容，每一个流程的所有资料都作为档案留存好）